이메일 관리법 snapshot / 2018-06

비동기(asynchronous)로 일을 잘하고 싶다. 그 중심에 이메일이 있다. 이메일만 주고받아도 충분히 일을 진행할 수 있는 동료가 있는 반면 꼭 찾아가서 얼굴을 보고 얘기를 해야 일이 진행되는 동료가 있다. 난 이메일처럼 비동기 도구를 사용해도 충분해서 찾아갈 필요 없는 동료가 되고 싶다.

이메일 커뮤니케이션을 중요하게 생각하는데, 관련 주제로는 글을 하나도 안 적었네. 거창하게 적을 건 없지만 이메일 관리법이 바뀌면 비교 대상으로 삼을 수 있는 snapshot을 남겨놓는다.

하루에 이메일은 400통 정도 읽고 지운다. 이슈 추적 시스템(Issue tracking system)으로 쓰는 gitlab에서 오는 이메일이 대부분이다. 모든 이슈를 구독하고 있다. 메일로 다른 팀 진행을 파악한다. 업무용 이메일 클라이언트로 마이크로소프트 아웃룩(outlook)을 사용 중이다. 회사를 옮겨도 이메일 클라이언트는 안 바뀐다. 항상 아웃룩.

보관 용도로도 사용하는 개인 이메일과 다르게 회사 이메일은 알림 용도로만 쓰고 있다. 어떤 정보를 찾으려고 이메일 보관함을 검색하진 않는다. 정보는 모두 일감(task) 아니면 위키에 저장한다.

이메일은 바로 답장하거나 지운다. 라이선스 같은 건 보관할 곳이 마땅치 않아서 보관 폴더를 만들어 보관한다(라이선스 같은 건 tpass에 저장해도 된다). 지금 당장 답변이 곤란한 건 언제까지 답변을 주겠다는 답장을 보낸 후 지운다. 그리고 업무 일지에 TODO로 올려둔다. 즉, 할 일을 이메일로 두지 않는다.

폴더는 보관 폴더 하나만 더 만들었다. 보관할 이메일이 가끔 생긴다. 지우기 찝찝한 이메일들. 그런 건 그냥 보든 말던 보관 폴더에 던져 놓는다. 폴더를 신나게 나누고 규칙으로 분배하면 안 읽는 메일이 생긴다. 내겐 안 맞는 방법. 분류고 뭐고 필요 없다. 읽고 바로 답장하거나 지운다.

범주와 검색 폴더를 사용한다. 이메일 대부분이 깃랩이다. 메일함이 온통 파랗다. 대부분이라 깃랩 범주는 지우는 게 낫지 않을까 하는 생각도 든다. 이 글 발행하고 깃랩 범주를 지울지도 모르겠다.

’내게’ 범주가 가장 중요하다. 내 답변을 기다리는 이메일이기 때문이다. 받는 사람이 나인지를 검사하는 것뿐만 아니라 본문에서 내 이름과 아이디도 검사하게 했다. 이메일이 많이 쌓이면 우선 ’내게’ 범주에 있는 이메일부터 확인한다.

사용 중인 규칙은 다음과 같다.

• 보낸 사람이 gitlab, confluence 등이 아니고 받는 사람 혹은 참조에 내 이메일이 들어가 있다면 ’내게’ 범주 추가
• 본문에 내 이름 혹은 아이디가 포함되어 있다면 ’내게’ 범주 추가
• 개발 성공 빌드 메일이고 배포 빌드 메일이 아니고 ’내게’ 범주가 없다면 삭제
• 빌드 메일인 경우 ’빌드’ 범주 추가
• 깃랩 메일인 경우 ’깃랩’ 범주 추가
• 컨플루언스 메일인 경우 ’컨플루언스’ 범주 추가

’내게’, ’빌드’ 검색 폴더를 쓰고 있다. 둘 다 범주로 검색.

• 기타 선택 사항 > 범주
• 고급 > 찾을 항목의 조건 지정 > 폴더 위치, 포함, 받은 편지함

현재는 받는 사람과 참조에 있는 걸 구분하지 않는다. 구분할 만큼 많이 날아오지 않아서 하나로 퉁쳐도 충분히 읽고 답할 만하다. 더 정보가 몰리는 직책을 맡게 된다면 내가 받는 사람일 때와 참조에 들어갈 때를 구분하지 않을까?

직책이 바뀌면 그것에 맞게 이메일을 관리하는 방법이 바뀔 것 같다. 그때 또 스냅샷을 뜨는 날이 오겠지.